Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die SWOL 1894 verwerkt en beheert van haar leden/vrijwilligers of andere geïnteresseerden. Gegevensverwerking is in overeenstemming met de richtlijnen en verplichtingen die voortvloeien uit de KNZB en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Indien je lid en/of vrijwilliger wordt van SWOL 1894 of om een andere reden persoonsgegevens aan SWOL 1894 verstrekt, geef je uitdrukkelijk toestemming om je persoonsgegevens in lijn met dit privacybeleid te verwerken.

1. Verantwoordelijke 

Verantwoordelijke voor de verwerking en beheer van de persoonsgegevens is de door het bestuur aangewezen persoon/personen belast met de ledenadministratie. Deze is/zijn bereikbaar via ledenadministratie@swol1894.nl.

2. Welke gegevens verwerkt en beheert SWOL 1894 en voor welk doel

2.1 In het kader van jouw lidmaatschap en/of inzet als vrijwilliger worden de volgende persoonsgegevens verwerkt en beheerd:
a) voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht;
b) adresgegevens eventueel postadres;
c)  telefoonnummer(s), e-mailadres(sen), bankrekeningnummer(s);
d) overige persoonskenmerken die benodigd kunnen zijn voor onze organisatie.  

2.2 SWOL 1894 verwerkt en beheert de in sub 2.1 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

a) je naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres wordt gebruikt voor contact over het lidmaatschap en/of de inzet als vrijwilliger en de eventuele opzegging daarvan, aan- en afmelden tbv certificeringen van 3^e instanties, voor de verstrekking van de door jou aangevraagde informatie of het afhandelen van de van jou verkregen informatie; 

b) je naam, adresgegevens en telefoonnummer word(t)(en) gebruikt voor het versturen van uitnodigingen en informatie over diensten en activiteiten van SWOL 1894;

c) je naam en bankrekeningnummer wordt gebruikt om betalingen van het lidmaatschapsgeld, cursussen, trainingen, bestellingen, afgenomen diensten en deelname aan wedstrijden af te wikkelen.

2.3 Je naam en telefoonnummer wordt tot uiterlijk twee jaar na afloop van de overeenkomst gebruikt om je te vragen naar je ervaringen met SWOL 1894 en je te informeren over de eventueel nog af te handelen zaken met SWOL 1894.

E-mail berichtgeving (opt-out):

SWOL 1894 gebruikt je naam en e-mailadres om informatie te verzenden over activiteiten en diensten, waaronder het bericht over automatische incasso van de contributie. Als je geen factuur via de e-mail wilt ontvangen, kan je dit melden bij de ledenadministratie: ledenadministratie@swol1894.nl .

3. Bewaartermijnen 

SWOL 1894 verwerkt en bewaart je persoonsgegevens gedurende de duur van je lidmaatschap en/of de inzet als vrijwilliger en tot maximaal twee jaar na afloop van dit lidmaatschap en/of de inzet als vrijwilliger. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.

4. Beveiligingsmaatregelen en verwerkers

4.1 Ter bescherming van je persoonsgegevens heeft SWOL 1894 passende technische en organisatorische maatregelen getroffen.
4.2 Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt SWOL 1894 gebruik van diensten van derden, zogenaamde verwerker. Met de verwerker hebben wij een verwerkersovereenkomst.

5. Inzagerecht, verwijdering en vragen klachten

5.1 Via de ledenadministratie van SWOL 1894 kan je een verzoek indienen om je persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. SWOL 1894 zal je verzoek in behandeling nemen en je binnen twee maanden na ontvangst hierover informeren.
5.2 Indien je bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van je persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, kan je eveneens contact opnemen met de ledenadministratie.
5.3 Indien je klachten hebt over de wijze waarop SWOL 1894 je persoonsgegevens verwerkt of je verzoeken behandelt, kan je contact opnemen met de functionaris Gegevensbescherming via email: functionaris.gegevensverwerking@swol1894.nl
5.4 Eventuele andere vragen of opmerkingen over de toepassing van dit privacybeleid kunnen worden gericht aan de ledenadministratie ledenadministratie@swol1894.nl 

6. Foto’s en video’s

6.1 Gedurende vereniging gerelateerde activiteiten kunnen foto’s en video’s worden gemaakt door SWOL 1894. Mocht je, dan wel de ouders voor hun minderjarige kinderen, liever niet op deze foto’s of video’s herkenbaar in beeld willen zijn, dan kunt je dit aangeven bij de maker van de betreffende foto’s of video’s.
6.2 De vereniging kan foto’s en video’s plaatsen op de website of social media. Mocht je niet content zijn met deze beelden, dan kun je, dan wel de ouders voor hun minderjarige kinderen,  dit aangeven bij de functionaris gegevensbescherming van SWOL 1894  via email: functionaris.gegevensverwerking@swol1894.nl

7.  Publicatie van het privacybeleid van SWOL 1894

Het bestuur van SWOL 1894 draagt er zorg voor dat de meest actuele versie van haar privacybeleid zichtbaar en raadpleegbaar is op de website van de vereniging: www.swol1894.nl . Voorts wordt het opgenomen in het Huishoudelijk Reglement van de vereniging.

8.  Wijzigingen

Het bestuur van SWOL 1894 is gemachtigd te besluiten om tot wijziging van het privacybeleid van SWOL 1894 over te gaan. De wijzigingen worden via de website van SWOL 1894 bekend gemaakt.